Rhybudd Preifatrwydd

HYSBYSIAD PREIFATRWYDD CYFFREDINOL

Mae prosesu data personol yn cael ei reoli gan ddeddfwriaeth sy’n gysylltiedig â data personol sy’n gymwys yn y Deyrnas Unedig yn cynnwys y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (y “GDPR”) a deddfwriaeth arall sy’n ymwneud â data a hawliau personol megis y Ddeddf Hawliau Dynol.

Eich data personol – beth yw hyn?

“Data personol” yw unrhyw wybodaeth am unigolyn byw sy’n caniatáu iddynt gael ei hadnabod o’r data hwnnw (er enghraifft, enw, ffotograffau, fideos, cyfeiriad (au) e-bost. Gellir adnabod y person yn uniongyrchol drwy ddefnyddio’r data ei hun neu drwy ei gyfuno â gwybodaeth arall sy’n helpu i adnabod unigolyn byw (e.e. gall rhestr o staff gynnwys rhifau Adnabod personél yn hytrach nag enwau ond os ydych yn defnyddio rhestr ar wahân o’r rhifau adnabod hynny sy’n rhoi’r enwau cyfatebol i adnabod y staff yn y rhestr gyntaf yna bydd y rhestr gyntaf yn cael ei thrin fel data personol hefyd). Mae prosesu data personol yn cael ei reoli gan ddeddfwriaeth sy’n gysylltiedig â data personol sy’n gymwys yn y Deyrnas Unedig yn cynnwys y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (y “GDPR”) a deddfwriaeth arall sy’n ymwneud â data a hawliau personol megis y Ddeddf Hawliau Dynol.

Pwy ydym ni?

Daw’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn i chi gan eich cyngor cymuned lleol, sef y sawl sy’n rheoli’ch data.

Rheolyddion data eraill y mae’r cyngor yn gweithio gyda nhw:

• [e.e. rheolyddion data eraill, fel awdurdodau lleol
• Grwpiau cymunedol
• Elusennau
• Cyrff di-elw eraill
• Contractwyr
• Asiantaethau gwirio credyd]

Mae’n bosibl y bydd angen i ni rannu’ch data personol gyda nhw fel eu bod yn gallu cyflawni eu cyfrifoldebau i’r cyngor. Os ydym ni a’r rheolyddion data eraill a restrwyd uchod yn prosesu’ch data ar y cyd at yr un dibenion, yna gall y cyngor a’r rheolyddion data eraill fod yn “rheolyddion data ar y cyd” sy’n golygu ein bod i gyd yn gyfrifol gyda’n gilydd drosoch chi am eich data. Pan mae pob un o’r partïon a restrwyd uchod yn prosesu’ch data at eu dibenion annibynnol eu hunain yna bydd pob un ohonom yn gyfrifol yn annibynnol drosoch chi ac os oes gennych unrhyw gwestiynau, yn dymuno arfer unrhyw hawl (gweler isod) neu’n dymuno gwneud cwyn, dylech wneud hynny’n uniongyrchol i’r rheolydd data perthnasol.

Mae disgrifiad o ba ddata personol y mae’r cyngor yn prosesu ac ar gyfer pa ddibenion wedi’i osod allan yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn.

Bydd y cyngor yn prosesu rhywfaint neu’r cyfan o’r data personol canlynol lle bo angen i gyflawni ei dasgau:

• Enwau, teitlau ac enwau eraill, ffotograffau;
• Manylion cyswllt fel rhifau ffôn, cyfeiriadau, a chyfeiriadau e-bost;
• Lle maen nhw’n berthnasol i’r gwasanaethau a ddarperir gan gyngor, neu lle’r ydych yn eu rhoi i ni, gallwn brosesu gwybodaeth megis rhyw, oed, statws priodasol, cenedl, addysg/hanes gwaith, cymwysterau academaidd/proffesiynol, diddordebau, cyfansoddiad y teulu, a dibynyddion;
• Pan fyddwch yn talu am weithgareddau megis defnyddio neuadd cyngor, adnabyddwyr ariannol fel rhifau cyfrif banc, rhifau cardiau talu, adnabyddwyr talu/trafodion, rhifau polisi a rhifau hawliadau;
• Gall y data personol a broseswn gynnwys gwybodaeth sensitif neu gategorïau arbennig eraill o ddata personol megis euogfarnau troseddol, tarddiad hiliol neu ethnig, iechyd meddyliol a chorfforol, manylion anafiadau, meddyginiaeth/triniaethau a gafwyd, credoau gwleidyddol, aelodau o undeb llafur, data genetig, data biometrig, data ynghylch bywyd a thueddiadau rhywiol.

Sut ydym yn defnyddio data personol sensitif

• Gallwn brosesu data personol sensitif yn cynnwys, fel y bo’n briodol:
  • gwybodaeth am eich iechyd corfforol neu feddyliol neu gyflwr er mwyn monitro absenoldeb salwch a gwneud penderfyniadau am eich addasrwydd i weithio ;
  • eich tarddiad hiliol neu ethnig neu grefydd neu wybodaeth debyg er mwyn monitro cydymffurfiaeth â deddfwriaeth cyfle cyfartal;
  • er mwyn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol a rhwymedigaethau i drydydd parti.
• Disgrifir y mathau hyn o ddata yn y GDPR fel “Categorïau data arbennig” ac maent angen lefelau uwch o ddiogelwch. Mae angen i ni gael cyfiawnhad pellach dros gasglu, storio a defnyddio’r math hwn o ddata personol.
• Gallwn brosesu categorïau arbennig o ddata personol yn yr amgylchiadau canlynol:
  • Mewn amgylchiadau cyfyngedig, gyda’ch caniatâd ysgrifenedig penodol.
  • Lle mae angen i ni ymgymryd â’n rhwymedigaethau cyfreithiol.
  • Lle mae ei angen er budd y cyhoedd.
• Yn llai cyffredin, gallwn brosesu’r math hwn o ddata personol lle mae ei angen yn gysylltiedig â hawliau cyfreithiol neu lle mae ei angen i warchod eich buddiannau (neu fuddiannau rhywun arall) ac nid oes modd i chi roi eich caniatâd, neu lle’r ydych eisoes wedi gwneud yr wybodaeth yn gyhoeddus.

A oes angen eich caniatâd arnom i brosesu’ch data personol sensitif?

• Mewn rhai amgylchiadau, gallwn ofyn am eich caniatâd ysgrifenedig i ganiatáu i ni brosesu data personol sensitif arbennig. Os ydym yn gwneud hynny, byddwn yn rhoi manylion llawn i chi am y data personol y dymunem ei gael a’r rheswm dros hynny, fel y gallwch ystyried yn ofalus a ydych eisiau rhoi’ch caniatâd.

Bydd y cyngor yn cydymffurfio â’r ddeddf diogelu data. Mae’r ddeddf yn dweud fod yn rhaid i’r data personol a ddaliwn amdanoch fod yn:

• Cael ei ddefnyddio’n gyfreithlon, mewn ffordd deg a thryloyw.
• Cael ei gasglu ar gyfer dibenion dilys yn unig yr ydym wedi’u hesbonio’n glir i chi a ddim yn cael ei ddefnyddio mewn unrhyw ffordd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny.
• Yn berthnasol i’r dibenion y soniwyd amdanynt ac wedi’i gyfyngu i’r dibenion hynny’n unig.
• Yn gywir ac wedi’i ddiweddaru.

Cael ei gadw ddim ond gyn hired ag sydd angen i’r dibenion y dywedwyd wrthych amdanynt.

• Cael ei gadw a’i ddinistrio’n ddiogel yn cynnwys sicrhau fod mesurau technegol a diogelwch priodol yn eu lle i warchod eich data personol rhag cael ei golli, ei gamddefnyddio, ei gyrchu heb awdurdod a’i ddatgelu.

Rydym yn defnyddio’ch data personol ar gyfer rhai neu’r cyfan o’r dibenion canlynol:

• I gyflawni gwasanaethau cyhoeddus yn cynnwys deall eich anghenion fel ein bod yn darparu’r gwasanaethau y gwnaethoch gais amdanynt ac i ddeall beth allwn ni ei wneud i chi a’ch hysbysu am wasanaethau perthnasol eraill;
• Cadarnhau pwy ydych er mwyn darparu rhai gwasanaethau;
• Cysylltu â chi drwy’r post, ebost, ffôn neu’r cyfryngau cymdeithasol (e.e. Facebook, Twitter, WhatsApp).
• Ein helpu i adeiladu darlun o sut rydym yn perfformio;
• Atal a darganfod twyll a llygredd yn y defnydd o arian cyhoeddus a lle bo angen ar gyfer swyddogaethau gorfodi’r gyfraith;
• Ein galluogi i fodloni’r holl rwymedigaethau a phwerau cyfreithiol a statudol yn cynnwys unrhyw swyddogaethau a ddirprwywyd;
• Cynnal gweithdrefnau diogelu cynhwysfawr (yn cynnwys diwydrwydd dyladwy a thrin cwynion) yn unol â’r arfer diogelu gorau o dro i dro gyda’r nod o sicrhau fod pob plentyn ac oedolyn sy’n wynebu risg yn cael amgylchedd diogel ac yn gyffredinol fel y bo angen i warchod unigolion rhag niwed neu anaf;
• Hyrwyddo buddiannau’r cyngor;
• Cadw’n cyfrifon a’n cofnodion ein hunain;
• Gofyn am eich safbwyntiau, barn neu sylwadau;
• Eich hysbysu am unrhyw newidiadau i’n cyfleusterau, gwasanaethau, digwyddiadau a staff, cynghorwyr a deiliaid swyddi eraill;
• Anfon unrhyw ohebiaeth y gofynnoch chi amdani ac a allai fod o ddiddordeb i chi. Gall hyn gynnwys gwybodaeth am ymgyrchoedd, apeliadau, prosiectau neu gynlluniau newydd eraill;
• Prosesu trafodion ariannol perthnasol yn cynnwys grantiau a thaliadau a nwyddau a gwasanaethau a gyflenwyd i’r cyngor;
• Galluogi dadansoddi data yn ystadegol fel y gallwn gynllunio ar gyfer darparu gwasanaethau.

Gall ein prosesu gynnwys hefyd defnyddio systemau CCTV i atal ac erlyn troseddau.

Beth yw’r sail gyfreithlon dros brosesu’ch data personol?

Mae’r cyngor yn awdurdod cyhoeddus ac mae ganddo bwerau a rhwymedigaethau arbennig. Mae’r rhan fwyaf o’ch data personol yn cael ei brosesu i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol sy’n cynnwys cyflawni swyddogaethau a phwerau statudol y cyngor. Weithiau wrth arfer y pwerau neu’r dyletswyddau hyn mae angen prosesu data personol preswylwyr neu bobl sy’n defnyddio gwasanaethau’r cyngor. Byddwn bob amser yn ystyried eich buddiannau a’ch hawliau. Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn amlinellu’ch hawliau a rhwymedigaethau’r cyngor i chi.

Mae’n bosibl y byddwn yn prosesu data personol os yw’n angenrheidiol i weithredu contract gyda chi, neu i gymryd camau i sefydlu contract. Enghraifft o hyn fyddai prosesu’ch data mewn cysylltiad â defnyddio cyfleusterau chwaraeon, neu dderbyn tenantiaeth rhandir gardd.

Weithiau mae’n rhaid cael eich caniatâd i ddefnyddio’ch data personol. Byddwn yn gwneud hynny gyntaf cyn ei ddefnyddio.

Rhannu’ch data personol

Mae’r adran hon yn rhoi gwybodaeth am drydydd partïon y gallai’r cyngor rannu’ch data personol gyda nhw. Mae gan y trydydd partïon hyn rwymedigaeth i roi mesurau diogelwch priodol yn eu lle a byddant yn gyfrifol drosoch yn uniongyrchol o ran eu dull o brosesu a gwarchod eich data personol. Mae’n debygol y byddwn angen rhannu’ch data gyda rhai neu’r cyfan o’r canlynol (ond dim ond lle bo angen):

• Y rheolyddion data a restrwyd uchod o dan y pennawd “Rheolyddion data eraill y mae’r cyngor yn gweithio gyda nhw”;
• Ein hasiantwyr, cyflenwyr a’n contractwyr. Er enghraifft, gallem ofyn i ddarparwr masnachol gyhoeddi neu ddosbarthu newyddlenni ar ein rhan, neu gynnal ein meddalwedd cronfa ddata;
• Ar adegau, awdurdodau lleol eraill neu gyrff di-elw yr ydym yn gwneud cynlluniau ar y cyd â nhw e.e. mewn cysylltiad â chyfleusterau neu ddigwyddiadau yn y gymuned.

Am ba hyd ydym ni’n cadw’ch data personol?

Byddwn yn cadw rhai cofnodion yn barhaol os oes gofyniad cyfreithiol arnom i wneud hynny. Mae’n bosibl y byddwn yn cadw rhai cofnodion eraill am gyfnod estynedig. Er enghraifft, yr arfer gorau ar hyn o bryd yw cadw cofnodion ariannol am gyfnod o 8 mlynedd o leiaf ar gyfer archwiliadau CThEM neu wybodaeth am drethi. Mae’n bosibl y bydd gennym rwymedigaethau cyfreithiol i gadw rhywfaint o ddata mewn cysylltiad â’n rhwymedigaethau statudol fel corff cyhoeddus. Mae hawl gan y cyngor gadw data er mwyn amddiffyn neu fynd ar ôl hawliadau. Mewn rhai achosion, mae’r gyfraith yn gosod terfyn amser i hawliadau o’r fath (er enghraifft 3 blynedd i hawliadau anaf personol neu 6 mlynedd i hawliadau contract). Byddwn yn cadw rhywfaint o ddata personol at y diben hwn cyn belled ag y credwn fod ei angen er mwyn gallu amddiffyn neu fynd ar ôl hawliad. Yn gyffredinol, byddwn yn ceisio cadw data ddim ond cyn hired ag rydym ei angen. Golyga hyn y byddwn yn ei ddileu pan nad oes mo’i angen mwyach.

Eich hawliau a’ch data personol

Mae gennych yr hawliau canlynol o safbwynt eich data personol:

Wrth arfer unrhyw un o’r hawliau a restrir isod, er mwyn prosesu’ch cais, gall fod angen i ni wirio pwy ydych er mwyn eich diogelwch. Mewn achosion o’r fath byddwn angen i chi ymateb gyda phrawf o’ch hunaniaeth cyn y gallwch arfer yr hawliau hynny.

• Hawl i weld data personol sydd gennym amdanoch

• Ar unrhyw adeg gallwch gysylltu â ni i ofyn am y data personol sydd gennym amdanoch yn ogystal â pham fod gennym y data personol hwnnw, pwy sy’n gallu ei gyrchu ac o ble y cawsom y data personol. Wedi derbyn eich cais byddwn yn ymateb o fewn un mis.
• Nid chodir tâl am y cais cyntaf ond gall ceisiadau ychwanegol am yr un data personol neu geisiadau sy’n amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol wynebu tâl gweinyddu.
  • Hawl i gywiro a diweddaru’r data personol sydd gennym amdanoch
• Os yw’r data sydd gennym amdanoch yn hen, yn anghyflawn neu’n anghywir, gallwch ddweud wrthym ni a bydd eich data’n cael ei ddiweddaru.
  • Hawl i’ch data personol gael ei ddileu
• Os ydych yn teimlo na ddylem fod yn defnyddio’ch data personol mwyach neu ein bod yn defnyddio’ch data personol yn anghyfreithlon, gallwch ofyn i ni ddileu’r data personol sydd gennym.
• Pan fyddwn yn derbyn eich cais byddwn yn cadarnhau a gafodd y data personol ei ddileu neu’r rheswm pam na ellir ei ddileu (er enghraifft oherwydd bod ei angen arnom i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol).
  • Hawl i wrthwynebu prosesu’ch data personol neu ei gyfyngu i ddibenion arbennig yn unig
• Mae gennych hawl i ofyn i ni stopio prosesu’ch data personol neu ofyn i ni gyfyngu ar ei brosesu. Wedi derbyn y cais, byddwn yn cysylltu â chi ac yn gadael i chi wybod a ydym yn gallu cytuno i hynny neu a oes gennym rwymedigaeth gyfreithiol i barhau i brosesu’ch data.
  • Yr hawl i symud data
• Mae gennych hawl i ofyn i ni drosglwyddo rhywfaint o’ch data i reolydd arall. Byddwn yn cytuno i’ch cais, os yw’n ymarferol i wneud hynny, o fewn un mis o dderbyn eich cais.
  • Hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl i brosesu ar unrhyw adeg unrhyw ddata lle y cafwyd caniatâd i wneud hynny
• Gallwch dynnu’ch caniatâd yn ôl yn hawdd dros y ffôn, drwy ebost neu drwy’r post (gweler Manylion Cyswllt isod).
  • Yr hawl i wneud cwyn gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
• Gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar 0303 123 1113 neu drwy ebost https://ico.org.uk/global/contact-us/email/ neu yn yr Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF.

Trosglwyddo Data Tramor

Bydd unrhyw ddata personol a drosglwyddir i wledydd neu diriogaethau y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd ddim ond yn cael ei roi ar systemau sy’n cydymffurfio â mesurau sy’n rhoi diogelwch cyfatebol i hawliau personol naill ai drwy gytundebau rhyngwladol neu gontractau a gymeradwywyd gan yr Undeb Ewropeaidd. [Mae modd mynd at ein gwefan o wledydd eraill felly ar adegau gall peth data personol (er enghraifft mewn newyddlen) gael ei weld dramor].

Prosesu pellach

Os ydym yn dymuno defnyddio’ch data personol at ddiben newydd, nad yw’n dod o dan yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, yna byddwn yn rhoi hysbysiad newydd i chi yn esbonio’r defnydd newydd hwn cyn dechrau’r prosesu ac yn gosod allan y dibenion perthnasol a’r amodau prosesu. Lle a phryd bynnag y bo angen, byddwn yn gofyn am eich caniatâd ymlaen llaw i’r prosesu newydd.

Newidiadau i’r hysbysiad hwn

Byddwn yn adolygu’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rheolaidd ac yn gosod unrhyw ddiweddariadau ar y dudalen hon ar y we. Diweddarwyd yr Hysbysiad hwn ddiwethaf ym mis Mai 2018.

Manylion Cyswllt

Mae croeso i chi gysylltu â ni os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn neu’r data personol rydym yn dal amdanoch neu i arfer pob hawl perthnasol, neu wneud ymholiadau neu gwynion gan ddefnyddio’r manylion sydd ar ein tudalen gysylltu.

Privacy notice

GENERAL DATA PROTECTION REGULATIONS

The processing of personal data is governed by legislation relating to personal data which applies in the United Kingdom including the General Data Protection Regulation (the “GDPR) and other legislation relating to personal data and rights such as the Human Rights Act

Your personal data – what is it?

“Personal data” is any information about a living individual which allows them to be identified from that data (for example a name, photographs, videos, email address, or address).  Identification can be directly using the data itself or by combining it with other information which helps to identify a living individual (e.g. a list of staff may contain personnel ID numbers rather than names but if you use a separate list of the ID numbers which give the corresponding names to identify the staff in the first list then the first list will also be treated as personal data).  The processing of personal data is governed by legislation relating to personal data which applies in the United Kingdom including the General Data Protection Regulation (the “GDPR) and other legislation relating to personal data and rights such as the Human Rights Act.

Who are we?

This Privacy Notice is provided to you by your local community council which is the data controller for your data.

Other data controllers the council works with:

• [e.g. other data controllers, such as local authorities
• Community groups
• Charities
• Other not for profit entities
• Contractors
• Credit reference agencies]

We may need to share your personal data we hold with them so that they can carry out their responsibilities to the council.  If we and the other data controllers listed above are processing your data jointly for the same purposes, then the council and the other data controllers may be “joint data controllers” which mean we are all collectively responsible to you for your data. Where each of the parties listed above are processing your data for their own independent purposes then each of us will be independently responsible to you and if you have any questions, wish to exercise any of your rights (see below) or wish to raise a complaint, you should do so directly to the relevant data controller.

A description of what personal data the council processes and for what purposes is set out in this Privacy Notice.

The council will process some or all of the following personal data where necessary to perform its tasks:

• Names, titles, and aliases, photographs;
• Contact details such as telephone numbers, addresses, and email addresses;
• Where they are relevant to the services provided by a council, or where you provide them to us, we may process information such as gender, age,  marital status, nationality, education/work history, academic/professional qualifications, hobbies, family composition, and dependants;
• Where you pay for activities such as use of a council hall, financial identifiers such as bank account numbers, payment card numbers, payment/transaction identifiers, policy numbers, and claim numbers;
• The personal data we process may include sensitive or other special categories of personal data such as criminal convictions, racial or ethnic origin, mental and physical health, details of injuries, medication/treatment received, political beliefs, trade union affiliation, genetic data, biometric data, data concerning and sexual life or orientation.

How we use sensitive personal data  

• We may process sensitive personal data including, as appropriate:
  • information about your physical or mental health or condition in order to monitor sick leave and take decisions on your fitness for work;
  • your racial or ethnic origin or religious or similar information in order to monitor compliance with equal opportunities legislation;
  • in order to comply with legal requirements and obligations to third parties.
• These types of data are described in the GDPR as “Special categories of data” and require higher levels of protection. We need to have further justification for collecting, storing and using this type of personal data.
• We may process special categories of personal data in the following circumstances:
  • In limited circumstances, with your explicit written consent.
  • Where we need to carry out our legal obligations.
  • Where it is needed in the public interest.
• Less commonly, we may process this type of personal data where it is needed in relation to legal claims or where it is needed to protect your interests (or someone else’s interests) and you are not capable of giving your consent, or where you have already made the information public.

Do we need your consent to process your sensitive personal data?

• In limited circumstances, we may approach you for your written consent to allow us to process certain sensitive personal data. If we do so, we will provide you with full details of the personal data that we would like and the reason we need it, so that you can carefully consider whether you wish to consent.

The council will comply with data protection law. This says that the personal data we hold about you must be:

• Used lawfully, fairly and in a transparent way.
• Collected only for valid purposes that we have clearly explained to you and not used in any way that is incompatible with those purposes.
• Relevant to the purposes we have told you about and limited only to those purposes.
• Accurate and kept up to date.
• Kept only as long as necessary for the purposes we have told you about.
• Kept and destroyed securely including ensuring that appropriate technical and security measures are in place to protect your personal data to protect personal data from loss, misuse, unauthorised access and disclosure.

We use your personal data for some or all of the following purposes:

• To deliver public services including to understand your needs to provide the services that you request and to understand what we can do for you and inform you of other relevant services;
• To confirm your identity to provide some services;
• To contact you by post, email, telephone or using social media (e.g., Facebook, Twitter, WhatsApp);
• To help us to build up a picture of how we are performing;
• To prevent and detect fraud and corruption in the use of public funds and where necessary for the law enforcement functions;
• To enable us to meet all legal and statutory obligations and powers including any delegated functions;
• To carry out comprehensive safeguarding procedures (including due diligence and complaints handling) in accordance with best safeguarding practice from time to time with the aim of ensuring that all children and adults-at-risk are provided with safe environments and generally as necessary to protect individuals from harm or injury;
• To promote the interests of the council;
• To maintain our own accounts and records;
• To seek your views, opinions or comments;
• To notify you of changes to our facilities, services, events and staff, councillors and other role holders;
• To send you communications which you have requested and that may be of interest to you. These may include information about campaigns, appeals, other new projects or initiatives;
• To process relevant financial transactions including grants and payments for goods and services supplied to the council
• To allow the statistical analysis of data so we can plan the provision of services.

Our processing may also include the use of CCTV systems for the prevention and prosecution of crime.

What is the legal basis for processing your personal data?

The council is a public authority and has certain powers and obligations.  Most of your personal data is processed for compliance with a legal obligation which includes the discharge of the council’s statutory functions and powers.  Sometimes when exercising these powers or duties it is necessary to process personal data of residents or people using the council’s services.   We will always take into account your interests and rights.  This Privacy Notice sets out your rights and the council’s obligations to you.

We may process personal data if it is necessary for the performance of a contract with you, or to take steps to enter into a contract.  An example of this would be processing your data in connection with the use of sports facilities, or the acceptance of an allotment garden tenancy

Sometimes the use of your personal data requires your consent. We will first obtain your consent to that use.

Sharing your personal data

This section provides information about the third parties with whom the council may share your personal data.  These third parties have an obligation to put in place appropriate security measures and will be responsible to you directly for the manner in which they process and protect your personal data. It is likely that we will need to share your data with some or all of the following (but only where necessary):

• The data controllers listed above under the heading “Other data controllers the council works with”;
• Our agents, suppliers and contractors. For example, we may ask a commercial provider to publish or distribute newsletters on our behalf, or to maintain our database software;
• On occasion, other local authorities or not for profit bodies with which we are carrying out joint ventures e.g. in relation to facilities or events for the community.

How long do we keep your personal data?

We will keep some records permanently if we are legally required to do so.  We may keep some other records for an extended period of time. For example, it is currently best practice to keep financial records for a minimum period of 8 years to support HMRC audits or provide tax information.  We may have legal obligations to retain some data in connection with our statutory obligations as a public authority.  The council is permitted to retain data in order to defend or pursue claims.  In some cases, the law imposes a time limit for such claims (for example 3 years for personal injury claims or 6 years for contract claims).  We will retain some personal data for this purpose as long as we believe it is necessary to be able to defend or pursue a claim.  In general, we will endeavour to keep data only for as long as we need it.  This means that we will delete it when it is no longer needed.

Your rights and your personal data 

You have the following rights with respect to your personal data:

When exercising any of the rights listed below, in order to process your request, we may need to verify your identity for your security.  In such cases we will need you to respond with proof of your identity before you can exercise these rights.

• The right to access personal data we hold on you

• At any point you can contact us to request the personal data we hold on you as well as why we have that personal data, who has access to the personal data and where we obtained the personal data from. Once we have received your request we will respond within one month.
• There are no fees or charges for the first request but additional requests for the same personal data or requests which are manifestly unfounded or excessive may be subject to an administrative fee.
  • The right to correct and update the personal data we hold on you
• If the data we hold on you is out of date, incomplete or incorrect, you can inform us and your data will be updated.
  • The right to have your personal data erased
• If you feel that we should no longer be using your personal data or that we are unlawfully using your personal data, you can request that we erase the personal data we hold.
• When we receive your request we will confirm whether the personal data has been deleted or the reason why it cannot be deleted (for example because we need it for to comply with a legal obligation).
  • The right to object to processing of your personal data or to restrict it to certain purposes only
• You have the right to request that we stop processing your personal data or ask us to restrict processing. Upon receiving the request, we will contact you and let you know if we are able to comply or if we have a legal obligation to continue to process your data.
  • The right to data portability
• You have the right to request that we transfer some of your data to another controller. We will comply with your request, where it is feasible to do so, within one month of receiving your request.
  • The right to withdraw your consent to the processing at any time for any processing of data to which consent was obtained
• You can withdraw your consent easily by telephone, email, or by post (see Contact Details below).
  • The right to lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office.
• You can contact the Information Commissioners Office on 0303 123 1113 or via email https://ico.org.uk/global/contact-us/email/ or at the Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF.

Transfer of Data Abroad

Any personal data transferred to countries or territories outside the European Economic Area (“EEA”) will only be placed on systems complying with measures giving equivalent protection of personal rights either through international agreements or contracts approved by the European Union.  [Our website is also accessible from overseas so on occasion some personal data (for example in a newsletter) may be accessed from overseas].

Further processing

If we wish to use your personal data for a new purpose, not covered by this Privacy Notice, then we will provide you with a new notice explaining this new use prior to commencing the processing and setting out the relevant purposes and processing conditions.  Where and whenever necessary, we will seek your prior consent to the new processing.

Changes to this notice

We keep this Privacy Notice under regular review and we will place any updates on this web page This Notice was last updated in May 2018.

Contact Details

Please contact us if you have any questions about this Privacy Notice or the personal data we hold about you or to exercise all relevant rights, queries or complaints using the details on our contact page.